Переезд офиса занимает от 3,5 до 9,5 месяца, если планировать его заранее, и укладывается в 4–7 месяцев, когда помещение уже арендовано и стройка идёт параллельно проектированию. Успеть до него нужно одно — проверить, помещается ли компания в выбранное помещение: на это уходит 2–5 рабочих дней. О том, из чего складываются сроки и как выбрать стратегию под договор аренды, рассказала Оксана Солодянкина, главный архитектор и генеральный директор ПЛАН БЮРО.
Сколько занимает переезд офиса
Дату переезда почти никогда не выбирают свободно. Её задаёт договор: когда заканчивается текущая аренда, сколько длятся каникулы в новом помещении, с какого числа платить приходится сразу за оба объекта. Поэтому первый вопрос не «как сделать быстрее», а «сколько месяцев есть в запасе».
Стратегий три.
Разница между ними не в качестве результата, а в том, что идёт последовательно, а что параллельно.
Почему отсчёт начинается с планировки, а не с коробок
Переезд начинается задолго до грузчиков — на этапе, когда помещение ещё только рассматривают.
Тест-фит — тестовое планировочное решение — показывает, помещается ли компания в конкретное пространство: сколько рабочих мест встаёт, хватает ли переговорных, что остаётся под общие зоны. Делается оно за 2–5 рабочих дней — быстрее, чем проходит согласование договора аренды.
Смысл в порядке действий. Проверить вместимость до подписания стоит несколько дней. Обнаружить нехватку после подписания — значит либо ужиматься, либо доплачивать за метры, которые не планировались.
Подробнее о том, как устроена предпроектная проверка и чем она отличается от полноценного проектирования, — в разборе предпроектного анализа.
Плановый переезд: 3,5–9,5 месяца
Самый спокойный сценарий. Технический минимум — 3,5 месяца, но входить в него стоит, когда до выезда из текущего офиса остаётся хотя бы четыре месяца, а комфортно — от полугода.
Архитектор подключается ещё на подборе помещения: смотрит варианты вместе с брокером и отсекает те, где задача не собирается. На тестовые планировки уходит до 1,5 месяца, если вариантов несколько.
Дальше проектная стадия. В неё входят рассадка сотрудников, интерьерные решения и инженерные разделы — вентиляция, электрика, слаботочные системы. Занимает 1,5–4,5 месяца в зависимости от площади и того, насколько инженерию приходится переделывать.
Затем строймонтаж и комплектация — 2–5 месяцев.
Что даёт такой порядок: решения принимаются на бумаге, где правка стоит рабочего времени, а не на объекте, где она стоит демонтажа.
Design & Build для офиса: 4–7 месяцев
Design & Build — сценарий, при котором проектирование офиса и строительные работы идут параллельно, а не одно за другим. Его берут, когда помещение уже арендовано, а каникулы короткие.
Порядок шагов сжимается:
- Планировка — 10–15 рабочих дней.
- Демонтаж старых конструкций — 5–10 рабочих дней, стартует, пока идёт дизайн.
- Дизайн-концепция — 15–25 рабочих дней.
- Строительство — 2–5 месяцев, параллельно с выпуском документации.
Выигрыш — время. Плата за него — риск: решения принимаются на ходу, и вероятность переделок выше, чем при плановом сценарии. Часть узлов проектируется, когда демонтаж уже прошёл, и подстроиться приходится проекту, а не стройке.
Этот сценарий не «плохой» — он просто дороже по управлению. Его выбирают осознанно, когда календарь важнее.
Межофисный период: работа продолжается, пока идёт стройка
Третий вариант нужен, когда сроки не сходятся вообще: старый договор заканчивается раньше, чем новый офис будет готов.
Выход — не ускорять стройку, а развести её во времени с работой команды. На период работ берётся сервисный офис: там уже есть мебель, интернет и переговорные, а договор заключается на месяцы, а не на годы. Тем, кому ежедневное место не нужно, на это время достаточно гибридного графика.
Главное здесь — непрерывность. Команда не простаивает и не въезжает в помещение, где ещё работают отделочники, а проект на новом объекте идёт в нормальном темпе. Считать смету стоит так: временная аренда в неё добавляется, но из неё уходит надбавка за срочность — сверхурочные бригады, ночные смены, срочная доставка материалов.
Если временный формат рассматривается всерьёз, стоит сравнить его с коворкингом по стоимости рабочего места — расчёт есть в разборе «Офис или коворкинг».
Как выбрать стратегию: три вопроса к договору
Стратегию определяет не предпочтение, а календарь и текст договора. Пороги ниже — ориентиры по опыту бюро, а не норматив: они выведены из сроков самих сценариев.
- Сколько месяцев до выезда из текущего офиса? От полугода — плановый сценарий проходит с запасом. Меньше четырёх — он уже не собирается по своим же срокам.
- Какие арендные каникулы даёт новый арендодатель? Каникулы короче трёх месяцев почти всегда означают Design & Build.
- Есть ли куда отступить? Если ни один срок не сходится, вопрос не в том, как ускорить стройку, а в том, где команда будет работать эти месяцы.
Ответы на эти три вопроса известны до начала любого проектирования — и именно они, а не желание сэкономить, определяют сценарий.
Когда переезд лучше отложить
Приём не универсален, и три ситуации стоит распознать до того, как подписан договор.
- Не посчитана отделка. Строительно-монтажные работы стоят от 113 тыс. рублей за квадратный метр в базовом исполнении, а с проектированием и мебелью общие расходы доходят до 148–366 тыс. за метр. Расчёт в исследовании сделан для офиса площадью 5000 м² — для меньшего объекта эту цифру разумно считать нижней границей.
- Не проверено, помещается ли компания. Договор, подписанный до тестовой планировки, превращает вопрос вместимости в вопрос доплаты.
- Нет решения по временной площадке при коротких сроках. Сценарий «успеем» без запасного варианта — это ставка, а не план.
ПЛАН БЮРО не даёт юридических заключений по договорам аренды — это зона профильных специалистов. Задача бюро на раннем этапе другая: показать, что помещается в рассматриваемое помещение и сколько времени займёт привести его в рабочее состояние.
Что из этого следует
Иногда после расчётов выясняется, что переезжать не нужно: нужные метры уже есть в текущем договоре, просто заняты транзитными зонами. Как это считается — в разборе проекта, где 450 м² вернулись в работу без дополнительной аренды.
Таким образом, срок переезда определяется не скоростью стройки, а тем, на каком этапе к проекту подключается архитектор. Подключился до подписания договора — сценарий выбирает компания. Подключился после — сценарий выбирает календарь.